Dalam sebuah organisasi seperti halnya di Gerakan Pramuka, kita mengenal adanya notulen, yaitu tulisan dinas yang memuat catatan tentang kegiatan dan materi rapat.
Gerakan Pramuka pun mengatur bagian kepala, isi, serta penutup dari notulen yang diatur dalam Surat Keputusan Nomor 145 Tahun 2021 tentang Petunjuk Penyelenggaraan Sistem Administrasi Kwartir Gerakan Pramuka (Sismintir) yang berlaku mulai tanggal ditetapkan, 30 September 2021.
Intinya, notulen merupakan salah satu alat yang sangat berguna untuk: Mengingat: Apa yang telah diputuskan dan dibahas; Merencanakan: Langkah-langkah selanjutnya; Menetapkan: Tanggung jawab; Mengevaluasi: Kemajuan.
Tata Naskah dalam Notulen sesuai Jukran Gerakan Pramuka adalah terdiri dari bagian kepala, bagian isi, dan bagian penutup. Secara rinci adalah sebagai berikut,
Bagian Kepala
- Tulisan “NOTULEN” ditempatkan di tengah lembar naskah
- Nama rapat
- Hari tanggal
- Jam rapat
- Tempat
- Acara
- Pimpinan rapat
- Pencatat
- Peserta rapat
- peserta hadir
- peserta tidak hadir
Bagian Isi
- Kata pembukaan pimpinan rapat
- Pembahasan materi dari peserta rapat
- Keputusan/kesimpulan
- Kata penutup pimpinan rapat
Bagian Penutup
- Nama pencatat (di sebelah kanan).
- Tandatangan.
- Nama pelabat yang bertanggungjawab (di sebelah kiri)
- Tandatangan
Format notulen sebagaimana tercantum dalam lampiran Jukran adalah sebagai berikut,
Dalam jurnalistik, notulen bisa menjadi sumber informasi yang bisa dijadikan sebuah berita. Berita yang merupakan hasil dari jalannya sebuah rapat.
Tentu saja, dalam setiap pertemuan apapun di Gerakan Pramuka, notulen adalah sebuah hal yang tidak boleh tertinggal. Sehingga, dengan adanya notulen yang baik, lengkap, cepat, akurat, pasti memudahkan juga dalam pembuatan berita.
Organisasi modern biasanya juga telah mempersiapkan sistem khusus terkait dengan notulen ini yang biasa pula disebut sebagai minute of meeting (MoM). Dengan sistem yang dibuat, akan mempermudah dalam distribusi notulen dan siapa saja yang bisa mengaksesnya.
